Notice Vie Privée de Candidats

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Qui collecte vos données ?

Lux-Advisory S.à.r.l., dont le siège social est situé 42, rue Glesener à L-1630 Luxembourg, immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B 144.583, collecte vos données en tant que responsable de traitement (c’est-à-dire qu’elle détermine elle-même les finalités et les moyens du traitement des données personnelles collectées).

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Quelles données sont collectées ?

Les données à caractère personnel collectées sont vos nom et prénom, vos coordonnées (lieu de résidence, adresse e-mail, numéro de téléphone), votre curriculum vitae et son contenu (parcours professionnel, formations, certifications, compétences), les documents transmis aux fins de vérification de votre identité et de vos qualifications (copie de pièce d’identité et de titre de séjour le cas échéant, diplômes, certificats), ainsi que les informations recueillies lors de l’entretien de recrutement et des échanges consécutifs.

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Quelles sont les finalités pour lesquelles les données sont collectées ?   

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins suivantes : la gestion de votre candidature et de votre dossier de recrutement, l’évaluation de l’adéquation de votre profil avec les missions proposées par Lux-Advisory, l’organisation d’entretiens, la transmission de votre profil à des clients de Lux-Advisory (entreprises ou administrations) en vue d’un placement en mission et, le cas échéant, la constitution d’un vivier de candidats pour de futures opportunités.

Si votre candidature aboutit à un engagement effectif au sein de Lux-Advisory, vos données à caractère personnel seront en outre traitées aux fins suivantes : la gestion administrative de votre dossier de personnel et de votre contrat de travail/de collaboration, la gestion de la paie et des avantages sociaux, le respect des obligations légales, sociales et fiscales incombant à Lux-Advisory en sa qualité d'employeur, l'organisation et le suivi de votre détachement auprès du client pour lequel vous serez affecté(e), ainsi que, le cas échéant, votre formation professionnelle et l'évaluation de vos prestations.

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Quelles sont les bases de légitimité sur lesquelles s’appuie le traitement ?

Le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD ») impose que tout traitement s’appuie sur l’une des bases de légitimité qu’il énumère et, notamment, le consentement de la personne concerné, la nécessité pour l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée ou pour des mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci, une obligation légale ou l’intérêt légitime du responsable de traitement.  

Dans le cas présent, le traitement repose principalement sur votre consentement, donné lors du dépôt de votre candidature et de la transmission de votre CV et des documents associés, ainsi que, pour les démarches entreprises à votre demande préalablement à la conclusion d’un éventuel contrat (par exemple l’organisation d’entretiens), sur la nécessité de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Si votre candidature aboutit à un engagement effectif, le traitement de ces données reposera alors principalement sur la nécessité du traitement pour l'exécution de votre contrat de travail et sur le respect des obligations légales applicables à Lux-Advisory.

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A qui les données sont-elles transférées ?

Les données à caractère personnel sont uniquement transférées à nos clients (entreprises ou administrations) auxquels votre profil est proposé en vue d’un placement en mission, ainsi que, le cas échéant, nos prestataires techniques (hébergement, outils de gestion des candidatures) agissant pour notre compte.

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Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre candidature et, si celle-ci n’est pas retenue immédiatement mais pourrait convenir pour des missions à venir, pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact, sauf si vous consentez expressément à une conservation plus longue dans un vivier de candidatures. Au-delà de ce délai, vos données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation qui pourraient s’appliquer.

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Quels sont vos droits ?

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits en ce qui concerne vos Données à caractère personnel. Toutefois, Lux-Advisory peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande. Vos droits sont les suivants :

• Droit à l’information – Lux-Advisory veille à vous fournir toute information relative au traitement de vos données personnelles par le biais de cette Déclaration de confidentialité.

 

• Droit d’accès – Vous avez le droit de demander d’accéder à et de recevoir des détails sur les données à caractère personnel que Lux-Advisory détient à votre sujet, et d’obtenir une copie de celles-ci.

 

• Droit de rectification – Si les données à caractère personnel que Lux-Advisory détient à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour ou de les rectifier.

 

• Droit à l’oubli – Dans certaines circonstances (ex : lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées), vous avez le droit de demander à Lux-Advisory de les effacer.

 

• Droit de limiter le traitement – Dans certains cas spécifiques, vous avez le droit de demander à Lux-Advisory de restreindre la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel (ex : lorsque vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, Lux-Advisory devra restreindre le traitement pendant qu’elle vérifie leur exactitude). Cela signifie que Lux-Advisory est seulement autorisée à conserver les données mais pas à les traiter.

 

• Droit à la portabilité des données – Ce droit ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous avez fournies à Lux-Advisory et lorsque le traitement s’appuie sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat lorsque le traitement est réalisé par des moyens automatisés.  Lux-Advisory vous fournira vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine pour pouvoir les transmettre à un autre responsable de traitement, ou les faire transmettre directement par Lux-Advisory si cela est techniquement possible.

 

• Droit d’opposition – En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière, si le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Lux-Advisory ou sur un intérêt public. Lux-Advisory cessera le traitement de vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer qu'il existe des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement qui l'emportent sur vos intérêts ou vos droits, ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux.

 

• Droit de retirer son consentement – Lorsque votre consentement était requis pour la collecte ou l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, ce retrait n’affecte pas les traitements précédemment effectués sur la base de votre consentement.

 

• Droit de porter plainte – Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).

 

Mise à jour

Afin de se conformer aux lois applicables et de refléter au mieux la manière dont Lux-Advisory traite les données à caractère personnel, cet avis fera l’objet de mises à jour.

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Pour toute autre question 

Pour toute autre question ou pour exercer vos droits, merci de contacter contact@lux-advisory.com

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Candidate Privacy Notice

Who collects your data?

Lux-Advisory S.à.r.l., whose registered office is located at 42, rue Glesener in L-1630 Luxembourg, registered with the Luxembourg Trade and Companies Register under number B 144.583, collects your data as a data controller (i.e. it determines itself the purposes and means of the processing of the personal data collected).

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What data is collected?

The personal data collected are your first and last name, your contact details (place of residence, email address, telephone number), your curriculum vitae and its content (professional background, training, certifications, skills), the documents sent for the purpose of verifying your identity and qualifications (copy of identity document and residence permit if applicable, diplomas, certificates), as well as the information collected during the recruitment interview and subsequent exchanges.

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What are the purposes for which the data is collected?

The processing of your personal data is necessary for the following purposes: the management of your application and your recruitment file, the assessment of the suitability of your profile with the assignments offered by Lux-Advisory, the organisation of interviews, the transmission of your profile to Lux-Advisory's clients (companies or administrations) with a view to placement on assignment and, if applicable, the constitution of a pool of candidates for future opportunities.

If your application leads to an effective employment with Lux-Advisory, your personal data will also be processed for the following purposes: the administrative management of your personnel file and your employment/collaboration contract, the management of payroll and social benefits, the compliance with the legal, social and tax obligations incumbent on Lux-Advisory in its capacity as employer, the organisation and monitoring of your secondment to the client for which you will be assigned, as well as, where applicable, your professional training and the evaluation of your services.

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What are the bases of legitimacy on which the processing is based?

Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("General Data Protection Regulation" or "GDPR") requires that any processing be based on one of the bases of legitimacy listed therein and, in particular, the consent of the data subject, the necessity for the performance of a contract concluded with the data subject or for pre-contractual measures taken at the request of the data subject, a legal obligation or the legitimate interest of the data controller.

In this case, the processing is mainly based on your consent, which was given at the time of submitting your application and the transmission of your CV and associated documents, as well as, for the steps taken at your request prior to the conclusion of a possible contract (e.g. the organisation of interviews), on the necessity of pre-contractual measures taken at the request of the data subject.

If your application results in an effective engagement, the processing of this data will then be based primarily on the necessity of the processing for the performance of your employment contract and on compliance with the legal obligations applicable to Lux-Advisory.

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To whom is the data transferred?

Personal data is only transferred to our clients (companies or administrations) to whom your profile is proposed for placement on assignment, as well as, where applicable, our technical service providers (hosting, application management tools) acting on our behalf.

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How long is the data retained?

Your personal data will be stored for the time necessary to process your application and, if your application is not retained immediately but may be suitable for future assignments, for a period of two years from the last contact, unless you expressly consent to a longer retention in an application pool. After this period, your data will be deleted or anonymised, subject to any legal retention obligations that may apply.

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What are your rights?

As a data subject, you have different rights in relation to your Personal Data. However, Lux-Advisory may take reasonable steps to verify your identity before acting on your request. Your rights are as follows:

• Right to information – Lux-Advisory ensures that it provides you with any information relating to the processing of your personal data through this Privacy Statement.

 

• Right of access – You have the right to request access to and receive details of the personal data that Lux-Advisory holds about you, and to obtain a copy of it.

 

• Right to rectification – If the personal data that Lux-Advisory holds about you is inaccurate or incomplete, you have the right to ask us to update or rectify it.

 

• Right to be forgotten – In certain circumstances (e.g. when personal data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected), you have the right to request that Lux-Advisory erase it.

 

• Right to restrict processing – In certain specific cases, you have the right to ask Lux-Advisory to restrict the way we process your personal data (e.g. where you contest the accuracy of the personal data, Lux-Advisory will have to restrict the processing while it verifies its accuracy). This means that Lux-Advisory is only allowed to store the data but not to process it.

 

• Right to data portability – This right only applies to personal data that you have provided to Lux-Advisory and where the processing is based on your consent or on the performance of a contract when the processing is carried out by automated means. Lux-Advisory will provide you with your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format to be able to transmit it to another controller, or have it transmitted directly by Lux-Advisory if technically feasible.

 

• Right to object – In addition, you have the right to object to the processing of your personal data, on grounds relating to your particular situation, if the processing is based on Lux-Advisory's legitimate interest or on a public interest. Lux-Advisory will cease processing your personal data, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests or rights, or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

 

• Right to withdraw consent – Where your consent was required for the collection or use of your personal data, you have the right to withdraw your consent at any time. However, this withdrawal does not affect processing previously carried out on the basis of your consent.

 

• Right to lodge a complaint – You have the right to lodge a complaint with the National Commission for Data Protection (CNPD).

 

Update

In order to comply with applicable laws and to best reflect the way in which Lux-Advisory processes personal data, this notice will be subject to updates.

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For any other questions

For any other questions or to exercise your rights, please contact contact@lux-advisory.com